Una de las preguntas habituales que recibo es si es posible compartir los datos de mis programas a través de internet. La respuesta es si y en esta entrada voy a explicar la manera de hacerlo. Antes de comenzar tengo que hacer una puntualización. Todos mis programas son monousuario, esto quiere decir que solo un usuario puede acceder al programa en un momento dado. Si otro usuario intenta acceder al mismo programa, o el usuario que lo tiene abierto lo abre otra vez, el programa dará un error y se cerrará. También quiero dejar claro que lo que voy a explicar es la manera que yo utilizo y tiene una cierta complejidad para realizarla, si no tienes claros todos los pasos por favor no lo hagas y si lo haces es bajo tu propia responsabilidad. Antes de comenzar te aconsejo que hagas una copia de seguridad de todos los datos que tengas tal como explico en este post.
La manera de compartir los programas con sus datos vía internet que yo utilizo es a través de una cuenta de Onedrive. De los varios servicios de compartir archivos en la nube, el que yo utilizo es Onedrive, y no puedo decir que el sistema que utilizo con él funciona en los demás servicios como Drive, Dropbox, etc. por el sencillo motivo que no lo he probado. Yo uso Onedrive y con este sistema puedes compartir los programas en varios ordenadores vía internet.
Lo primero que tienes que hacer es crear una cuenta de Onedrive e instalar el correspondiente cliente en el PC. Lo ideal es que en todos los PC donde se instale haya creado un usuario de Windows con el mismo nombre, para que las rutas absolutas a las carpetas de Onedrive coincidan. Una vez instalado Onedrive se copia la carpeta del programa a la carpeta de Onedrive, pero dejando la original en su sitio por si algo falla tener una copia correcta. Una vez hecha la copia arrancaremos el programa desde la carpeta de Onedrive e iremos al apartado de configuración para elegir las rutas de las carpetas donde están los datos, que serán las correspondientes a Onedrive.
Cuaderno de Bitácora
Accedemos a la pestaña Utilidades de la cinta de opciones y dentro de ella a la opción Configuración. En la pestana Directorios indicaremos la ruta de las carpetas de los ficheros de la aplicación, algo como lo siguiente:
En Cuaderno de Bitácora se puede introducir las rutas a las carátulas de libros, discos y videos. Estas rutas son absolutas a la imagen en cuestión, por lo que si se mueven las imágenes de la carpeta en que estén a una de Onedrive habrá que volverlas a introducir una a una.
El Puchero
Accederemos a la opción Configurar la aplicación dentro del menú de Utilidades y ahí indicaremos las rutas de las carpetas del programa.
Findemes
En el caso de Findemes la configuración de las carpetas de datos se realiza por los ejercicios contables, por lo que se debe cambiar en cada ejercicio la ruta a las carpetas correspondientes. En el post cómo gestionar ejercicios contables con findemes explico como se configuran los ejercicioes contables en el programa.
Colossus
Colossus cada vez que arranca pide qué fichero de claves es en que tiene que abrir, y este fichero puede estar en cualquier ruta accesible de tu PC, incluidas las de Onedrive.
Consideraciones finales
Tener ficheros en carpetas de Onedrive supone que cada vez que se modifican el fichero se tiene que copiar a la nube, y de igual manera se tiene que descargar en los otros ordenadores en que se comparta. Este subir y bajar los ficheros lleva un tiempo, y si no permitimos que se sincronicen correctamente aparecerán ficheros duplicados, que son copias de los documentos que existen en los distintos ordenadores. Por esto es bueno dejar unos minutos desde que se cierra el programa hasta que se apaga el PC, y tampoco está de más mirar si los ficheros se han sincronizado correctamente. Esto se hace desde el explorador de Windows, mirando que todas las carpetas de Onedrive tengan la marca verde.
También hay que tener cuidado con la configuración de Onedrive, sobre todo con la opción de ahorro de espacio que debe estar desmarcada.
Y por último, debes tener en cuenta que si dejas un programa funcionando en un PC y luego intentas arrancarlo desde otro simplemente no podrás, porque los programas son monousuario.